Nyheder

Tomat-effekten - Er tiden inde til en firedags arbejdsuge?

15. november 2019

Medarbejderne blev konstant headhuntet til andre virksomheder, så der måtte drastiske forandringer til i det digitale bureau IIH Nordic. Et af mange redskaber er en firedages arbejdsuge. Nu er det slut med sygefravær og dårlig trivsel, og bundlinjen vokser – og du kan i større eller mindre skala kopiere modellen.

Tekst: Michael Monty   Foto: Shutterstock
Umiddelbart lyder det næsten for godt til at være sandt: Du og dine medarbejdere begynder at arbejde én dag mindre om ugen, I får bugt med sygefravær, stress og dårlig trivsel, og virksomheden får en stadig bedre økonomi. Og som prikken over i'et bliver I to år i træk kåret som Danmarks bedste arbejdsplads i IT-kategorien! Ikke desto mindre er det, hvad der er sket for det digitale bureau IIH Nordic i København.

IIH Nordic var udfordret på at rekruttere og fastholde sine dygtigste medarbejdere, men siden 2017 har det været det stik modsatte – nu er bureauet så attraktivt, at det modtager en masse uopfordrede ansøgninger. For to år siden implementerede bureauet nemlig flere tiltag, der har skabt positiv opmærksomhed omkring IIH Nordic som arbejdsplads – og ikke mindst succes for virksomheden, der har fået gladere medarbejdere og en bedre økonomi.

Hvad er pomodoro-metoden?

Pomodoro er det italienske ord for tomat, og metoden har fået sit navn efter det lille tomatformede minutur, der findes i mange køkkener. Metoden går ud på, at man stiller et ur på 25 minutter og arbejder fokuseret, indtil uret ringer. Derefter holder man 5 minutters pause. Du kan nemt finde Pomodoro timere til både smartphone og browser.
Fokus skaber effektivitet
En af redskaberne er Pomodoro-metoden, som handler om, at du arbejder fokuseret i 25 minutter og derefter holder 5 minutters pause. Metoden bliver blandt andet brugt på universiteter og skal sikre et øget fokus og færre forstyrrelser. I IIH Nordic stræber hver leder og medarbejder efter at gennemføre 12 pomodoros på en uge. En af de andre metoder er dog den, der har fået mest ekstern opmærksomhed, nemlig indførelsen af en arbejdsuge, der går fra mandag til torsdag, og en ugentlig arbejdstid, der er skåret ned til 30 timer.
Derudover har IIH indført helt nye teknologiske værktøjer, en ny mail- og mødekultur og et øget fokus på både ledelsens og de ansattes fysiske sundhed, der – kombineret med den kortere arbejdsuge – har været medvirkende til IIH Nordics succes.

I bogen ”Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige” beskriver journalist Pernille Garde Abildgaard den rejse, som bureauet og dets ejer, Henrik Stenmann, har været på gennem de seneste fem år. Mange ledere kan finde inspiration til i større eller mindre målestok at drage nytte af IIH Nordics systematisk nedskrevne og gennemanalyserede erfaringer, mener Pernille Garde Abildgaard:

”Det er vigtigt at understrege, at man kan gå flere veje og ikke nødvendigvis skal gå så langt som IIH Nordic. For nogle virksomheder kan mindre gøre det. Er ét team i virksomheden særligt presset på tiden, kan første skridt måske være at gå efter at effektivisere teammøderne med det motiverende resultat, at det kan føre til en fridag hver fjerde fredag,” siger Pernille Garde Abildgaard.

Medarbejderne skal involveres
For at de nye tiltag skal have en positiv effekt, er det nødvendigt, at du ikke trumfer de store forandringsprocesser igennem, men derimod både engagerer og involverer dine medarbejdere.

”Manglende involvering kan risikere at overskygge det gode budskab. Medarbejderne skal drive og få processen til at virke,” siger Pernille Garde Abildgaard og understreger, at du som leder skal være bannerfører for forandringerne.

”Du har et kæmpestort ansvar for, at omstillingsprocessen lykkes – uanset om det handler om en bedre mail- og mødekultur eller piller en ugentlig arbejdsdag ud af kalenderen. Når de omfattende ændringer i måden at arbejde på lykkedes for IIH Nordic, skyldes det netop i høj grad deres topleder. Flere eksperter bruger ordet ’ekstrem’ om ham, fordi han går hele vejen og selv har troet på idéerne igennem hele processen.”

Ud over at have fået ledere og medarbejdere, der går så langt som til at kalde sig lykkelige for de nye måder at arbejde på, har IIH Nordic fået nemmere ved både at fastholde og tiltrække sine medarbejdere.

”IIH Nordics erfaring er, at selv dem, der arbejder rigtig meget, elsker at have en dag ekstra om ugen til at lave det, de før drømte om at have tid til. Når man kun arbejder fire dage, giver det plads til endnu mere personlig udvikling for nogen – mens andre bruger den ekstra fridag til at være sammen med familien,” siger Pernille Garde Abildgaard.

Hvad kan du selv gøre?

  1. Du skal selv gå forrest med de nye gode vaner. Det nytter ikke noget, at du sidder på kontoret hver fredag, hvis du vil have dine medarbejdere til at holde fri.

  2. Indfør en klar politik for forstyrrelser. Det kan som i IIH Nordic f.eks. ske ud fra Pomodoro-metoden, hvor man arbejder koncentreret 25 minutter ad gangen og holder pause i 5 minutter. I de 25 minutter, man arbejder, er det ikke tilladt for kolleger at forstyrre.

  3. Indfør tydelige rammer for afvikling af møder, f.eks. med krav om, at alle møder har en agenda og en mødeleder, og at de kun berammes til 20 eller 45 minutter.

Kilde: "Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige", Pernille Garde Abildgaard, Forlaget Frydenlund